Azafatas de Congresos

Azafatas y azafatos con una formación muy amplia en eventos, ya que en un congreso existen numerosas funciones bien diferenciadas y con diverso grado de complejidad. Colaboran en dirigir al público a la sala, atienden a los ponentes que van a intervenir y están atentas a cualquier incidencia que pueda suceder dentro de la sala.

Dentro de la tipología de azafatas de congreso podemos encontrar las siguientes variantes:

Azafatas de Protocolo y Relaciones Públicas

Este puesto se caracteriza por una serie de conocimientos de protocolo y es desempeñado por una persona con experiencia en la ubicación de autoridades, asignación de puestos en la mesa presidencial, colocación de banderas, etc.. Dada la importancia y visibilidad de este cometido, en muchas ocasiones estas funciones son desempeñadas por una azafata de sala bajo las instrucciones del propio cliente.

Azafatas de Sala

De ellas dependen el cambio de los carteles con el nombre de los ponentes, copas y agua, además del pase de micro para las intervenciones de los asistentes. Estas azafatas están comunicadas con la coordinadora mediante un walkie-talkie y un discreto auricular, garantizando la sincronización entre el personal destinado al evento.

Azafatas Transfer

Son las encargadas de recibir a los participantes en el aeropuerto o la estación, manejando el listado de asistentes, conduciéndolos a los autobuses, y acompañándoles en su trayecto a los diversos hoteles o al lugar de celebración del evento. Deben hablar idiomas en caso de eventos internacionales y siempre tener dotes de iniciativa, capacidad de resolución de incidentes (p.ej. con el equipaje), y comunicación. Generalmente son las encargadas de dar la bienvenida a los participantes y hacer una pequeña introducción de la ciudad o del evento durante el recorrido del autocar.

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Secretaría

Es el Punto de Información principal de un congreso, y por tanto el personal debe conocer todos los aspectos del congreso con detalle: Programa, instalaciones, ubicaciones, programa social, transportes, hoteles, información local, acompañantes, etc.. Asimismo es fundamental que conozcan al cliente y quién es quién dentro de la organización. La Secretaría maneja las acreditaciones, la entrega de documentación, los listados de participantes, y los certificados de participación, en su caso. Por todo ello las azafatas y azafatos de la Secretaría son siempre los más experimentados y eficientes. En caso de congresos internacionales es esencial que hablen idiomas con fluidez.

Posters

Ayudan a colocar los posters que resumen las comunicaciones científicas al congreso y cuentan con listados para ayudar a los interesados a localizar un poster en especial.

Exposición Comercial

Este personal es similar al de Azafata de Ferias

 
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